ÉNONCÉ DE CONFIDENTIALITÉ

Cet Énoncé de confidentialité a pour objet de vous informer des types de Renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés et divulgués par l’Alliance Canadienne de Médecine Alternative (ACMA). Il explique comment nous utilisons et divulguons ces renseignements, les choix que vous pouvez faire relativement à cette utilisation et à cette divulgation, ainsi que les moyens que vous pouvez utiliser pour les faire corriger.

Nous sommes fiers de vous démontrer notre engagement en matière de protection des Renseignements personnels conformément à ce que prévoient les lois et les règlements et les principes en la matière applicables au Canada.

Nous pouvons modifier le présent Énoncé à l’occasion. La date de la « dernière révision » indiquée au haut de cette page correspond à la date d’entrée en vigueur de la présente version de cet énoncé. Nous traiterons les Renseignements personnels d’une manière conforme à l’énoncé de confidentialité aux termes desquels ils ont été recueillis et à notre Politique de protection des Renseignements personnels, à moins d’avoir obtenu votre consentement à ce qu’ils soient traités d’une autre manière. Le présent énoncé s’applique à tous les Renseignements personnels qui vous concernent que nous recueillons ou recevons de quelque source que ce soit.

Le présent énoncé traite des questions suivantes:

À quelles entités le présent énoncé s’applique-t-il?
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Comment recueillons-nous vos Renseignements personnels?
Comment utilisons-nous vos Renseignements personnels?
À qui fournissons-nous vos Renseignements personnels?
Quand et comment obtenons-nous votre consentement?
Comment assurons-nous la protection de vos Renseignements personnels lorsque nous traitons avec des tiers?
Pendant combien de temps pouvons-nous utiliser, divulguer ou conserver vos Renseignements personnels?
Comment pouvez-vous prendre connaissance des Renseignements personnels vous concernant que nous avons recueillis, utilisés et divulgués?
Comment pouvez-vous vérifier que les Renseignements personnels que nous détenons à votre égard sont exacts?
Que pouvez-vous faire si les Renseignements personnels que nous détenons à votre égard sont inexacts?
Dans quel délai répondrons-nous à vos demandes d’information écrites?
Comment savons-nous que c’est bien vous qui demandez l’accès à vos Renseignements personnels?
Quelles mesures avons-nous mises en place pour protéger vos Renseignements personnels?
Par quels moyens pouvez-vous communiquer avec nous au sujet de l’accès à vos Renseignements personnels ou de notre politique et de nos pratiques en matière de protection des Renseignements personnels?

À quelles entités le présent énoncé s’applique-t-il?

L’Énoncé de confidentialité s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des Renseignements personnels par l’ACMA.

Qu’est-ce qu’un Renseignement personnel?

Constitue un « Renseignement personnel » tout renseignement qui peut servir à vous identifier. Les Renseignements personnels peuvent comprendre notamment votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, les identifiants de vos comptes sur les médias sociaux (y compris votre nom d’utilisateur sur Twitter et votre profil Facebook), ainsi que les renseignements liés à vos activités professionnelles comme votre profil professionnel et les données sur votre clinique, qui ne sont en général pas considérés comme étant des Renseignements personnels.

Comment recueillons-nous vos Renseignements personnels?

Nous recueillons toujours vos Renseignements personnels par des moyens légitimes, y compris :

lorsque vous payez votre cotisation à l’ACMA;
de différentes manières lorsque vous utilisez le site Web de l’ACMA, en lien avec les activités, les services, les fonctionnalités ou les ressources que nous offrons sur le site Web de l’ACMA, dans la mesure où (i) l’ACMA ne recueille de Renseignements personnels sur un utilisateur du site Web que si l’utilisateur nous communique volontairement ces renseignements, et (ii) l’utilisateur peut toujours refuser de fournir des Renseignements personnels (étant entendu qu’un tel refus peut empêcher ledit utilisateur de profiter de certaines fonctionnalités du site Web);
lorsque vous communiquez d’une autre manière avec un représentant de l’ACMA;
en lien avec le rôle de l’Alliance Canadienne de Médecine Alternative à titre de fournisseur de services pour les autres entités de l’ACMA;
Comment utilisons-nous vos Renseignements personnels?

Au moment où nous recueillons vos Renseignements personnels, nous indiquons les fins auxquelles ils seront utilisés. Vos Renseignements personnels ne seront utilisés à ces fins qu’avec votre consentement préalable. Nous utilisons en règle générale vos Renseignements personnels aux fins suivantes (les « Fins ») :

pour vous inscrire à titre de membre de l’ACMA et pour administrer votre compte, y compris le paiement de votre cotisation de membre;
pour offrir et fournir des services aux membres et, notamment, vous fournir des renseignements au sujet des produits et des services pour lesquels l’ACMA a obtenu des conditions préférentielles (par exemple un escompte) pour ses membres;
vous offrir de l’information au sujet des produits et des services qui, de l’avis de l’ACMA, pourraient vous intéresser;
dans le but de vérifier votre identité et l’exactitude des Renseignements personnels vous concernant dans nos dossiers, par l’utilisation de cette information pour communiquer directement avec vous pour cette fin, ou dans le but de recueillir des Renseignements personnels additionnels;
pour vous envoyer de l’information et des mises à jour au sujet des activités de l’ACMA;
pour répondre à vos demandes d’information, vos questions et vos autres demandes;
en lien avec le rôle de l’Alliance Canadienne de Médecine Alternative à titre de fournisseur de services pour les autres entités de l’ACMA;
sous la forme de renseignements agrégés non identificatoires, afin de nous permettre de mieux comprendre comment nos utilisateurs font usage des ressources offertes sur le site Web;
pour les autres utilisations des Renseignements personnels pour lesquelles vous donnez votre consentement;
à toute autre fin autorisée ou exigée par la loi.
À qui fournissons-nous vos Renseignements personnels?

Au moment où nous recueillons vos Renseignements personnels et obtenons votre consentement à leur divulgation, nous identifions à qui et à quelles fins nous les divulguerons. Par exemple, nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels:

aux différentes entités de l’ACMA, pour les Fins prévues;
aux tiers fournisseurs de services avec lesquels nous avons conclu une entente contractuelle stipulant des normes de protection de la vie privée appropriées, lorsque de tels tiers nous aident pour les Fins prévues; par exemple, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour le soutien téléphonique ou le stockage des données;
aux personnes à l’égard desquelles vous avez donné votre consentement;
à toute autre fin autorisée ou exigée par la loi.
Quand et comment obtenons-nous votre consentement?

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir et, dans tous les cas, d’utiliser vos Renseignements personnels à quelque fin que ce soit. Vous pouvez nous donner votre consentement verbalement, par voie électronique ou par écrit.

Comment assurons-nous la protection de vos Renseignements personnels lorsque nous traitons avec des tiers?

Tous les tiers qui fournissent des services en notre nom et auxquels nous divulguons des Renseignements personnels sont tenus par contrat d’observer l’intention du présent Énoncé de confidentialité ainsi que notre politique et nos pratiques en matière de protection des Renseignements personnels.

Pendant combien de temps pouvons-nous utiliser, divulguer ou conserver vos Renseignements personnels?

Nous pouvons conserver vos Renseignements personnels, la correspondance échangée ou vos commentaires dans un dossier personnel. Nous utiliserons, divulguerons ou conserverons vos Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et tel que la loi nous y autorise ou nous y oblige. Nous avons établi des périodes de conservation minimum et maximum et des procédures de conservation et de destruction de vos Renseignements personnels. [Note : sans effectuer d’analyse du délai de conservation statutaire, une durée de 7 ans semble acceptable pour une période limite de base (sous réserve des périodes de conservation en cas de litige, etc.). Toutefois, cela devrait être indiqué dans la politique de confidentialité interne, et non pas dans la politique de confidentialité externe.]

Comment pouvez-vous prendre connaissance des Renseignements personnels vous concernant que nous avons recueillis, utilisés et divulgués?

Si vous faites une demande écrite pour prendre connaissance des Renseignements personnels qui vous concernent et que nous avons recueillis, utilisés et divulgués, nous vous fournirons ces Renseignements personnels dans la mesure prévue par la loi. Nous mettrons à votre disposition ces Renseignements personnels dans une forme généralement compréhensible et nous vous expliquerons les abréviations ou les codes utilisés, le cas échéant.

Comment pouvez-vous vérifier que les Renseignements personnels que nous détenons à votre égard sont exacts?

Nous ferons en sorte que vos Renseignements personnels soient aussi exacts, complets et actuels que possible, mais nous ne les mettrons pas à jour régulièrement, sauf si cela s’avère nécessaire. Nous nous attendons à ce que vous nous fournissiez de temps à autre des mises à jour écrites de vos Renseignements personnels, s’il y a lieu, conformément au processus de mise à jour des données par chaque Membre décrit dans notre Site Web.

Que pouvez-vous faire si les Renseignements personnels que nous détenons à votre égard sont inexacts?

Vous pouvez contester en tout temps l’exactitude ou l’intégralité des Renseignements personnels que nous conservons à votre égard. Si vous pouvez démontrer que les Renseignements personnels qui vous concernent et que nous conservons sont inexacts ou incomplets, nous les modifierons en conséquence. S’il y a lieu, nous transmettrons les renseignements modifiés aux tiers qui ont accès à vos Renseignements personnels.

Dans quel délai répondrons-nous à vos demandes d’information écrites?

Nous tenterons de répondre à chacune de vos demandes écrites dans les trente (30) jours suivant leur réception et, si nous ne pouvons par respecter ce délai, nous vous en aviserons par écrit.

Comment savons-nous que c’est bien vous qui demandez l’accès à vos Renseignements personnels?

Avant de vous donner accès à vos Renseignements personnels ou de vous permettre de les utiliser ou de les divulguer, nous pouvons vous demander de fournir des renseignements d’identification. Ces renseignements d’identification ne seront utilisés qu’à cette fin.

Quelles mesures avons-nous mises en place pour protéger vos Renseignements personnels?

Nous avons mis en place des mesures physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos Renseignements personnels contre la perte, le vol ou l’accès non autorisé et contre la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisée, y compris les suivantes :

limitation de l’accès à vos Renseignements personnels aux seuls employés qui ont un besoin raisonnable d’en prendre connaissance pour les besoins de l’entreprise ou dans le cadre de leurs fonctions;
sécurisation des lieux;
déploiement de mesures de protection technologiques telles que logiciel de sécurité et pare-feu pour prévenir le piratage informatique ou l’accès non autorisé au système informatique;
politiques internes en matière de mots de passe et de sécurité.

Par quels moyens pouvez-vous communiquer avec nous au sujet de l’accès à vos Renseignements personnels ou de notre politique et de nos pratiques en matière de protection des Renseignements personnels?

Tous les commentaires, questions, préoccupations ou plaintes concernant vos Renseignements personnels ou notre politique ou nos pratiques sur la protection de la vie privée doivent être acheminés à notre agent de la protection de la vie privée à l’adresse suivante.

Par courriel :
Sylvain Desforges,
info@acma-association.com